Etäyhteysohjelmia

Etäyhteyden muodostamiseen on monia erilaisia, sekä ilmaisia että maksullisia, ohjelmavaihtoehtoja. Tässä on esitelty muutamia niistä.

Yleisenä muistisääntönä on, että mahdolliset irralliset webkamerat ja mikrofonit tulee kiinnittää tietokoneeseen ennen etäyhteysohjelman avaamista. Etäyhteysohjelmia avatessa selain/ohjelma saattaa kysyä sinulta lupaa saada käyttää webkameraasi sekä mikrofoniasi. Sinun tulee aina myöntää tämä lupa, jotta etäyhteys saadaan muodostettua.

Adobe Connect

Adobe Connect on monipuolinen selaimessa toimiva verkkokokousjärjestelmä. Se on maksullinen lisenssin omistajalle, eli käytännössä kokouksen järjestäjälle. Osallistujille se on täysin ilmainen. Lisenssin omistaja saa oman verkko-osoitteen, johon voi luoda rajattomasti erinimisiä etäyhteyshuoneita.

Osalla kunnista sekä usealla yliopistolla on Adobe Connect -lisenssi hankittuna. Myös Taloudellinen tiedotustoimisto TATin Adobe Connect -lisenssiä saa lainaksi virtuaalivierailujen järjestämiseen. Katso Adobe Connectin käyttöohje alempaa.

Appear.in

Appear.in on yksinkertainen ja ilmainen selaimessa (Chrome, Firefox tai Opera) toimiva etäyhteysmahdollisuus. Se ei vaadi rekisteröitymistä tai ohjelmalatauksia. Saatavilla on myös maksullinen versio laajempine ominaisuuksineen, mutta virtuaalisiin asiantuntijavierailuihin riittää hyvin ilmaisversio.

Aloita käyttö osoitteessa https://appear.in/. Luo ensin etusivulla etähuoneellesi nimi, jonka linkkiä voit sitten välittää eteenpäin. Tämä sama osoite toimii sinulla aina tulevaisuudessakin suoraan! Eli jatkossa et luo enää uusia huoneita, ellet sitten halua vaihtaa huoneesi nimeä.

Etäyhteyshuoneessasi näet sinun ja vierailijan kuvat vierekkäin. Ikkunan yläreunan ikoineista voit vaihtaa oletuskameraa ja -mikrofonia sekä lukita huoneen (mukaan ei pääse, vaikka tietäisikin huoneesi osoitteen). Ikkunan alareunanan painikkeista voit jakaa näyttöäsi (esim. auki oleva PowerPoint-esitys), sulkea mikrofonisi ja videokuvasi sekä päättää etäyhteyden (rasti).

Lue lisäohjeita Appear.in:n usein kysytyistä kysymyksistä.

Google Hangouts

Google Hangouts toimii selaimessa (Chrome suosituksena, Internet Explorer ja Safari-selaimissa tulee asentaa laajennus) Google-tunnuksilla. Kaikilla osallistujilla tulee olla omat gmail-osoitteet.

Molempien osapuolien on helpointa aloittaa kirjautumalla omilla tunnuksillaan osoitteessa https://hangouts.google.com. Kirjautumisen jälkeen toinen osapuolista klikkaa videopuhelu-painiketta (eli soittaa videopuhelun). Uuteen ikkunaan aukeaa automaattisesti etäkokous sekä soittajan webkameran kuva.

Ohjelma ehdottaa kutsun lähettämistä sähköpostilla tai jakamalla tälle etäkokoukselle muodostettua linkkiä. Toiselle osapuolelle ilmestyy puhelupyyntö etusivulle.

Päätä etäyhteys lopettamalla videopuhelu punaisesta puhelimen ikonista sekä sulkemalla etäkokouksen oma ikkuna. Lisää ohjeita löydät Googlen omilta sivuilta.

Skype sekä Skype for Business

Skype on monelle kotoa tuttu ohjelma, jolla pidetään yhteyttä kaukana asuvien ystävien ja sukulaisten kanssa. Sitä voi käyttää myös virtuaalisiin asiantuntijavierailuihin, mikäli käytettävissä oleva tietokone sallii sen (ohjelma saattaa olla estetty monen yrityksen omilta koneilta). Skypen käyttöohjeisiin voi tutustua Skypen omilla sivuilla.

Skype for Business on työkäyttöön tarkoitettu verkkokokousohjelma, joka tunnettiin aiemmin nimellä Microsoft Lync. Organisaation sisällä lähetettävien pikaviestin ohella sillä voi soittaa videopuheluita myös organisaation ulkopuolelle. On kuitenkin hyvä muistaa, että organisaatiot voivat halutessaan rajoittaa ohjelman asetuksia esimerkiksi niin, että yhteydet organisaation ulkopuolelle on estetty. Tästä syystä kaiken kattavaa käyttöohjetta ei voi antaa.

Aloita Skype for Business -kokous joko ajoittamalla se kalenterikutsun muodossa toiselle osapuolelle Outlookista (katso kuva alla) tai aloittamalla suoraan sovelluksesta pikakokous (ratasvalikosta). Kun kokous on alkanut, voit välittää kokouslinkkiä eteenpäin sähköpostilla Osallistujan toiminnot -valikosta (kuva alla). Kalenterikutsulla lähetetyssä kokouspyynnössä liity myös itse Skype for Business -kokoukseen kalenterimerkinnässä olevasta Liity Skype-kokoukseen -linkistä.


Omaa kuvaasi, mikrofoniasi sekä näytön jakamista voit hallita kokousikkunan alareunan symboleista. Huomaa, että näyttöä ja tiedostoja voivat jakaa vain ne henkilöt, jotka on asetettu esiintyjäksi osallistujaluettelossa.

Skype for Business -pikaohje on hyvä lisäapu alkuun pääsemiseksi.

Käyttöohje Adobe Connect

Yhteyden avaaminen

  • Katso ohjeistus videolta. Lisätietoa Adobe Connectin teknisistä vaatimuksista tietokoneella löytyy täältä. Lisäksi voit testata, toimiiko Adobe Connect koneellasi Adobe Connect Diagnostic Test:n kautta.
  • Valitse selaimeksi mieluiten Google Chrome tai Internet Explorer. Kirjoita osoiteriville etähuoneesi osoite, jonka olet välittänyt myös asiantuntijalle.
  • Kirjaudu videoneuvotteluhuoneeseen omilla tunnuksillasi kirjautumissivun alemmasta vaihtoehdosta: Login=sähköpostiosoite, Password=salasana –> Enter Room –> Start Meeting.
  • Tee ensin äänitesti. Valitse yläpalkista Meeting –> Audio Setup Wizard. Etene Next-painikkeella: 1. Play Sound (kuuntele että ääni kuuluu kaiuttimesta) 2. Valitse alasvetovalikosta käyttämäsi mikrofoni 3. Record (äänitä puhettasi), Stop (pysäytä äänitys) ja Play recording (kuuntele äänitys) 4. Test Silence (testaa taustamelu olemalla hiljaa). Finish-painike päättää testin.
  • Asenna Add In -lisäosa, kun ohjelma tarjoaa sitä. Add in vaikuttaa ääneen, kuvaan ja tiedostojen jakamiseen. Sinun pitäisi pystyä asentamaan lisäosa ilman järjestelmönvalvojan tunnuksia.

kirjautuminen Adobe Connectiin

Vierailun aikana

  • Sisäänkirjautumisen jälkeen olet videoneuvotteluhuoneessa. Osallistujaluettelo-podista (ikkunasta, kts. kuva yllä) näkyy tapaamisen muut osallistujat. Tavallisesti vierailussa on läsnä vain opettaja (Host) ja asiantuntija. Asiantuntija kirjautuu huoneeseen vierailijana, jolloin hän pyytää opettajalta (host) lupaa saapua sisään huoneeseen. Ruudun oikeaan alalaitaan ilmestyy tällöin pieni ilmoitus, josta opettajan (host) tulee valita Hyväksy (Accept).
  • Anna asiantuntijalle oikeus jakaa kuvaa ja ääntä. Oikeuden voi antaa osallistujaluettelosta, vaihtoehto löytyy viemällä kursori asiantuntijan nimen kohdalle (Make Presenter). Presenterillä on automaattisesti oikeus puhua, näyttää omaa kuvaansa ja esittää dokumentteja tai Power Point -esityksiä. Participant voi vain kuunnella, katsella ja kirjoittaa chattiin, ellei opettaja erikseen anna lupaa näihin toimintoihin.
  • Käynnistä mikrofoni esityksen alkaessa klikkaammalla kuvaketta ruudun ylälaidassa, jolloin kuvake muuttuu vihreäksi.

mikrofoni_kuvake

  • Käynnistä webkamera klikkaamalla kamerakuvaketta (joka muuttuu vihreäksi) tai kuva- ja äänipodissa olevaa Start my webcam -painiketta. Mikäli tietokone pyytää hyväksyntää kameran käyttöön, paina Allow. Kuva ja ääni -työkaluun ilmestyy esikatselukuva (Preview), josta voit tarkistaa esim. riittääkö valo kuvan esittämiseen. Avaa varsinainen yhteys valitsemalla Start sharing.
  • Pysäytä kuva jos yhteys pätkii. Vie kursori kuva- ja äänipodin oikeaan alakulmaan jonne ilmestyy Pause -painike. Klikkaa ja saat itsestäsi Still-kuvan.
  • Kun kaikki kolme kuvaketta ovat vihreitä, voit puhua, kuunnella ja näyttää kuvaa luokasta.
  • Adobe Connectissa voi näyttää kuvatiedostoja, äänitiedostoja sekä PowerPoint-esityksiä. Share -työkalulla voi myös jakaa oman työpöytänsä muiden nähtäväksi.
  • Tarkista etukäteen haluaako asiantuntija näyttää kuvia tai muita tiedostoja esityksensä tukena. Rakenna etukäteen myös näkymä eli layout, jossa on Share-pod. Tällainen löytyy Sharing-välilehdeltä (löytyy ikkunan oikeasta laidasta). Avaa asiantuntijan etukäteen lähettämä aineisto podiin valmiiksi, jotta vierailussa ei kulu aikaa tiedoston lataamiseen. Asiantuntija voi ladata tiedoston myös vierailun aika Share My Screen -toiminnon avulla.

  • Share My Screen -tekstin vierestä, kolmion alta löydät vaihtoehdot jakamiseen. Adobe Connectissa voi jakaa omaa työpöytää, näyttää tiedostoja omalta tietokoneeltaan sekä käyttää valkotaulua. Hiljattain jaetut aineistot löytyvät Recently Shared -otsikon alta, sieltä myös asiantuntija löytää Share-podiin vierailua varten viemäsi materiaalin.
  • Huom. Share my Document -vaihtoehto ei löydä tietokoneelta Word-dokumenttia tai Excel-taulukkoa. Jos asiantuntija haluaa esittää Word-dokumentin, se pitää muuttaa PDF-tiedostomuotoon tai avaa työpöydälle ja jakaa työpöytä muiden nähtäväksi ->Share My Screen. Jaettavia tiedostomuotoja ovat PowerPoint (.ppt ja .pptx), PDF-tiedostot, kuvatiedostot (.png ja .jpeg) sekä ääni- ja videotiedostot (.mp3 ja .flv).

Vierailun päättäminen

  • Voit lopettaa videoneuvottelun valitsemalla ylävalikosta MeetingEnd Meeting… Kun ohjelman ylläpitäjä sulkee ohjelman, kaikki osallistujat putoavat pois huoneesta.
  • Muista kiittää asiantuntijaa jälkeenpäin vierailusta.